Politique de confidentialité

Version du 2026-10-14. English version below.

Votie Solutions Inc. (« nous ») exploite les plateformes SignalitUP et Votie. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle est rédigée en termes simples et clairs, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et à la LPRPDE.

1. Qui nous sommes et à quoi s'applique cette politique

Votie Solutions Inc., 517 rue Baudoin, Laval, Québec H7X 3N5. Cette politique s'applique aux sites signalitup.com et votie.ai, aux applications Web app.signalitup.com et app.votie.ai, aux formulaires et portails de signalement publiés par nos clients, ainsi qu'aux communications qui en découlent.

Lorsqu'une organisation cliente publie un formulaire ou un portail, c'est elle qui décide quels renseignements sont demandés et qui y a accès. Nous agissons alors comme fournisseur de services pour son compte. Pour les comptes d'utilisateurs et la facturation, nous déterminons nous-mêmes les fins de la collecte.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est Vitaliano Torchia, Compliancy Officer, vitaliano.torchia@signalitup.com. Toute question, demande d'accès, de rectification ou de retrait, et toute plainte peut lui être adressée.

3. Renseignements que nous recueillons

a. Si vous avez un compte (administrateur, gestionnaire, employé)

• Prénom, nom, adresse courriel, mot de passe (haché), langue.
• Organisation, rôle et invitations.
• Acceptation des conditions et de la présente politique (version, date, adresse IP, navigateur).
• Journaux de sécurité : connexions, codes à usage unique, accès aux données, avec adresse IP et navigateur.
• Formation : cours assignés, progression, résultats de questionnaire, certificats.

b. Si vous répondez à un formulaire ou faites un signalement

• Vos réponses, commentaires et fichiers joints. Aucun nom, courriel ou numéro de téléphone n'est requis, sauf si le formulaire vous le demande expressément.
• Données techniques transmises par votre navigateur : un préfixe réseau de votre adresse IP (jamais l'adresse complète), le type de navigateur et d'appareil, la langue, la date et l'heure.
• La clé de dossier qui vous est remise et les messages échangés avec l'organisation par le portail de suivi.

c. Facturation

• Nom, adresse de facturation, courriel et historique des factures, traités par Stripe. Nous ne stockons jamais de numéro de carte.

d. Témoins (cookies) et technologies semblables

• Nécessaires : un témoin de session pour vous garder connecté. Aucun consentement n'est requis.
• Facultatifs : Google Tag Manager et le pixel Meta, utilisés uniquement si vous les acceptez dans la bannière. Rien n'est chargé avant votre choix, et vous pouvez le modifier en tout temps en haut de cette page. Ces technologies ne sont jamais chargées sur les formulaires et portails de signalement.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Fournir le service : recevoir, acheminer et suivre les signalements et réponses.
• Gérer les comptes, les rôles, la formation et la facturation.
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus.
• Respecter nos obligations légales, dont celles de la Loi 42.
• Avec votre consentement seulement : mesurer l'utilisation du site et nos campagnes.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, et nous ne les vendons jamais.

5. Avec qui nous les partageons

Les signalements et réponses sont accessibles aux administrateurs autorisés de l'organisation qui a publié le formulaire. Nos fournisseurs ci-dessous n'ont accès aux renseignements que pour la fonction indiquée et sont liés par contrat.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, ou à un successeur en cas de vente ou de fusion, avec les mêmes protections.

6. Communication hors du Québec

Nos serveurs d'application et le stockage des fichiers sont situés au Canada. Certains fournisseurs (paiements, SMS, courriels, analyses, intelligence artificielle) traitent des renseignements aux États-Unis. Avant chaque communication hors du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons, par entente écrite, que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate.

7. Conservation et destruction

À l'échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire. Une organisation cliente peut demander la suppression complète de ses données en tout temps.

8. Vos droits

• Accès et rectification : obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous et les faire corriger.
• Retrait du consentement : à tout moment, pour les utilisations facultatives.
• Suppression : demander la suppression de votre compte et des renseignements qui ne sont plus nécessaires.
• Portabilité : recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Désindexation : demander la cessation de la diffusion d'un renseignement lorsque la loi le permet.
• Décision automatisée : nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les suggestions générées par IA ne sont que des aides destinées aux administrateurs.

Pour exercer un droit, écrivez à Vitaliano Torchia, Compliancy Officer, vitaliano.torchia@signalitup.com. Nous répondons dans les 30 jours. Si vous avez fait un signalement anonyme, adressez-vous à l'organisation concernée en indiquant votre clé de dossier; nous ne pouvons pas vous identifier autrement. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

9. Consentement et mineurs

Les utilisateurs acceptent les conditions et la présente politique à la création du compte et à chaque nouvelle version. Les personnes qui répondent à un formulaire sont informées, sur le formulaire même, de ce qui est recueilli et pourquoi. Les comptes sont réservés aux personnes de 16 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d'un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale, sauf si la collecte est manifestement au bénéfice du mineur (par exemple un signalement de harcèlement).

10. Sécurité

Chiffrement en transit (TLS) et au repos, mots de passe hachés, accès par rôle limité à une organisation, journaux d'audit, environnements hébergés chez des fournisseurs certifiés. Aucune mesure n'est infaillible; nous appliquons des mesures proportionnées à la sensibilité des renseignements, qui peut être élevée pour un signalement.

11. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer le risque.

12. Anonymat et contenu saisi par les utilisateurs

Nous concevons le service pour que l'identité de la personne qui fait un signalement ne soit pas requise. L'anonymat peut toutefois être limité par ce que vous écrivez vous-même ou par le contexte du signalement. Chaque personne est responsable du contenu qu'elle saisit.

13. Gouvernance

Nos politiques et pratiques internes encadrent les rôles et responsabilités du personnel, la conservation et la destruction des renseignements, le traitement des plaintes et des incidents, et l'évaluation des nouveaux projets. Un résumé est disponible sur demande auprès du responsable.

14. Modifications

Chaque version de cette politique porte une date. En cas de changement important, les utilisateurs sont invités à prendre connaissance de la nouvelle version à leur prochaine connexion, et la date en haut de cette page est mise à jour.

15. Nous joindre

Vitaliano Torchia, Compliancy Officer, vitaliano.torchia@signalitup.com
Votie Solutions Inc., 517 rue Baudoin, Laval, Québec H7X 3N5

Privacy Policy

Version dated 2026-10-14.

Votie Solutions Inc. ("we") operates the SignalitUP and Votie platforms. This policy explains what personal information we collect, why, who we share it with, how long we keep it and what your rights are. It is written in plain language in accordance with Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (as amended by Law 25) and PIPEDA.

1. Who we are and what this policy covers

Votie Solutions Inc., 517 rue Baudoin, Laval, Québec H7X 3N5. This policy applies to signalitup.com and votie.ai, to the web apps at app.signalitup.com and app.votie.ai, to the forms and reporting portals published by our customers, and to the communications that follow.

When a customer organization publishes a form or a portal, it decides what is asked and who can access it; we act as its service provider. For user accounts and billing, we determine the purposes ourselves.

2. Person in charge of the protection of personal information

Our privacy officer is Vitaliano Torchia, Compliancy Officer, vitaliano.torchia@signalitup.com. Questions, access, correction and withdrawal requests, and complaints can be addressed to them.

3. Information we collect

a. If you have an account (administrator, manager, employee)

• First and last name, email address, password (hashed), language.
• Organization, role and invitations.
• Acceptance of the terms and of this policy (version, date, IP address, browser).
• Security logs: sign-ins, one-time codes, data access, with IP address and browser.
• Training: assigned courses, progress, quiz results, certificates.

b. If you answer a form or submit a report

• Your answers, comments and attached files. No name, email or phone number is required unless the form explicitly asks for one.
• Technical data sent by your browser: a network prefix of your IP address (never the full address), browser and device type, language, date and time.
• The case key issued to you and the messages exchanged with the organization through the follow-up portal.

c. Billing

• Name, billing address, email and invoice history, processed by Stripe. We never store card numbers.

d. Cookies and similar technologies

• Necessary: one session cookie that keeps you signed in. No consent is needed.
• Optional: Google Tag Manager and the Meta pixel, used only if you accept them in the banner. Nothing loads before you choose, and you can change your choice at any time at the top of this page. These technologies are never loaded on report forms or portals.

4. Why we use it

• To provide the service: receive, route and follow up on reports and responses.
• To manage accounts, roles, training and billing.
• To keep the service secure and prevent fraud and abuse.
• To meet legal obligations, including those of Loi 42.
• With your consent only: to measure site usage and our campaigns.

We do not use your information for other purposes without your consent, and we never sell it.

5. Who we share it with

Reports and responses are available to the authorized administrators of the organization that published the form. The providers below only access information for the function shown and are bound by contract.

We may also disclose information where the law requires it, or to a successor in a sale or merger, under the same protections.

6. Transfers outside Québec

Our application servers and file storage are in Canada. Some providers (payments, SMS, email, analytics, artificial intelligence) process information in the United States. Before any communication outside Québec we carry out a privacy impact assessment and ensure, by written agreement, that the information receives adequate protection.

7. Retention and destruction

When the period ends, information is securely destroyed. A customer organization can request full deletion of its data at any time.

8. Your rights

• Access and correction: get a copy of the information we hold about you and have it corrected.
• Withdrawal of consent: at any time, for optional uses.
• Deletion: ask for your account and information that is no longer needed to be deleted.
• Portability: receive the information you gave us in a structured, commonly used technological format.
• De-indexing: ask us to stop disseminating information where the law allows.
• Automated decisions: we make no decision based solely on automated processing. AI-generated suggestions are only aids for administrators.

To exercise a right, write to Vitaliano Torchia, Compliancy Officer, vitaliano.torchia@signalitup.com. We respond within 30 days. If you submitted an anonymous report, contact the organization concerned with your case key; we cannot identify you otherwise. If you are not satisfied with our response, you may complain to the Commission d'accès à l'information du Québec or the Office of the Privacy Commissioner of Canada.

9. Consent and minors

Users accept the terms and this policy when they create an account and at each new version. People who answer a form are told, on the form itself, what is collected and why. Accounts are for people aged 16 and over. We do not knowingly collect information from a minor under 14 without the consent of the person having parental authority, unless the collection is clearly for the minor's benefit (for example, a harassment report).

10. Security

Encryption in transit (TLS) and at rest, hashed passwords, role-based access limited to one organization, audit logs, and hosting with certified providers. No measure is infallible; we apply safeguards proportionate to the sensitivity of the information, which can be high for a report.

11. Confidentiality incidents

We keep a register of confidentiality incidents. If an incident presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information and the persons concerned, and take reasonable measures to reduce the risk.

12. Anonymity and user-entered content

The service is designed so that the identity of the person making a report is not required. Anonymity may still be limited by what you write yourself or by the context of the report. Each person is responsible for the content they enter.

13. Governance

Our internal policies and practices set out staff roles and responsibilities, retention and destruction of information, handling of complaints and incidents, and assessment of new projects. A summary is available on request from the privacy officer.

14. Changes

Each version of this policy carries a date. For a material change, users are asked to review the new version at their next sign-in, and the date at the top of this page is updated.

15. Contact

Vitaliano Torchia, Compliancy Officer, vitaliano.torchia@signalitup.com
Votie Solutions Inc., 517 rue Baudoin, Laval, Québec H7X 3N5

Terms and conditions